Faux Pas di tempat bekerja, seperti salah bertingkah dalam berkomunikasi akan membuat diri Anda malu. Rasa malu ini bisa berasal dari kesadaran Anda telah melakukan sesuatu yang ternyata berada di luar nilai dan budaya yang berlaku. Rasa malu yang Anda rasakan itu tidak salah, namun akan berdampak pada kepercayaan diri Anda. Anda masih bisa belajar dari rasa malu Anda ini. Namun, akan lebih baik jika mengetahui terlebih dahulu etika berkomunikasi yang berlaku di lingkungan bekerja.
Komunikasi merupakan sebuah tonggak dalam bertukar ide yang dikemas dalam pesan terhadap lawan bicara Anda. Komunikasi bisa dilakukan dimana saja dan kapan saja namun Anda perlu mengadaptasi sesuai dengan lingkungan Anda berinteraksi. Contohnya jika Anda berada di kantor, Anda harus menyesuaikan cara Anda berkomunikasi terhadap kolega dan atasan Anda sesuai dengan konteks profesionalisme yaitu, Anda mengikuti peraturan yang berlaku dalam bekerja, budaya perusahaan dan etika.
Saat berkomunikasi dimanapun, apalagi di Kantor, Anda harus kenal akan etika berkomunikasi. Etika berkomunikasi merupakan sebuah tata cara yang mengatur pergaulan (berkomunikasi) dengan lingkungan Anda, dan didasari oleh nilai dan budaya yang berlaku. Jika diterapkan dalam konteks profesionalisme, maka tata cara Anda berkomunikasi berdasarkan nilai dan budaya tempat Anda bekerja.
Mengapa etika berkomunikasi sangat diperlukan? Karena terdapat penerapan nilai dan budaya yang berlaku di lingkungan Anda, etika berkomunikasi berguna untuk memelihara hubungan pekerjaan Anda dengan kolega ataupun atasan Anda. Selanjutnya, Anda dapat mengembangkan kerja sama pada tim dan pada waktu yang sama meningkatkan produktivitas di Kantor.
Sebelum kita membahas lebih jauh, setiap tempat kerja mempunyai budaya yang berbeda, mulai dari yang fleksibel hingga kaku. Kali ini, Sepulsa akan berbagi cerita mengenai sejumlah tips untuk memulai berkomunikasi dengan etika di tempat kerja Anda secara umum. Tidak perlu menggunakan kekuatan pikiran untuk mengingat seluruh etika berkomunikasi, Anda akan hafal di luar kepala jika Anda menerapkan dalam keseharian Anda.
Yuk, kita mulai Sepulsa Mate!
Etika Berkomunikasi di Kantor yang Harus Anda Tahu!
Sejumlah best practice dalam berbicang bersama kolega dan atasan Anda. Kenali terlebih dahulu dasar etika berkomunikasi secara profesional, yaitu:
- Komunikasi yang efektif di lingkungan profesionalis berlaku dua arah. Sesama penyampai pesan harus menghargai dengan mendengarkan pesan mereka sebelum memulai berbicara. Jika Anda siap berbicara maka Anda siap untuk mendengar.
- Setiap orang yang berada dalam perbincangan, mereka berhak atas waktu berbicara masing-masing.
- Ketika Anda berbicara, berbicaralah tanpa menghakimi. Manusia merupakan makhluk yang unik, banyak sekali aspek dalam kehidupan yang membentuk hidup masing-masing. Jangan berharap ataupun berasumsi lawan bicara Anda mempunyai latar belakang nilai, budaya, pengetahuan dan kepercayaan yang sama. Cobalah berbicara secara netral dan kemas dengan kata-kata yang mudah dimengerti juga santun.
- Jujurlah pada diri sendiri. Berbagilah pendapat Anda yang didasarkan pengalaman, pengetahuan, keperluan, dan perasaan Anda sendiri.
- Hindari berbicara seolah-olah Anda yang benar secara mutlak. Berbicaralah dengan maksud untuk mencoba mengerti pendapat lawan berbicara Anda.
- Ketika Anda berbicara dengan lawan bicara Anda, fokuslah pada pembicaran yang sedang berlangsung diantara kalian dan jauhi pembicaraan lain yang memotong pembicaraan kalian.
- Berbagi cerita boleh, tetapi ingat batasnya. Banyak yang bilang sharing is caring akan tetapi semua orang mempunyai tingkat kenyamanan atau privasi berbeda. Anda dan lawan bicara Anda pastinya punya preferensi tersendiri. Oleh karena itu, saat Anda akan bercerita, aturlah ruang lingkupnya sesuai dengan tingkat kenyamanan Anda.
- Masih mengenai batas kenyamanan atau privasi, Anda juga harus mengetahui batas dalam menggali informasi walaupun Anda sangat tertarik terhadap topik tersebut. Setiap orang berhak atas pemikiran dan perasaan mereka sendiri dalam hal menjaga batas. Anda tentunya tidak ingin ada seseorang yang berusaha menghadang batas Anda di luar persetujuan Anda, tentunya Anda merasa tidak nyaman malah tidak aman pula.
Oleh karena itu, mengahrgai batas-batas masing-masing menjadi sangat penting dalam komunikasi.
- Beranikan diri Anda untuk bertanya, jika ada beberapa poin dalam pembicaraan yang tidak Anda mengerti. Bertanya bukan berarti menentang apa yang ada, namun mencari kejelasan dan pemahaman konteks dan konten pembicaraan.
- Perbedaan pendapat saat mengerjakan suatu proyek merupakan hal yang lumrah, Anda dapat menjembatani perbedaan pendapat ini dengan bernegosiasi bersama lawan bicara Anda, bagaimana mencari benang merah atau jalan tengah dari perbedaan ini.
Adapun sejumlah etika berkomunikasi yang bersifat teknis, yang juga tidak kalah penting.
- Jauhi suara atau kebisingan yang mengganggu komunikasi Anda di kantor, tepatnya saat Anda berada dalam meeting, menelepon, dan saat fokus mengerjakan tugas di meja kerja Anda.
- Duduklah saat Anda menelpon untuk mengurangi distorsi suara Anda.
- Gunakan ruang meeting ataupun area informal untuk berdiskusi bersama kolega dan atasan mengenai berbagai hal yang menyangkut pekerjaan Anda.
- Beritahulah ke lawan bicara Anda jika Anda tengah sibuk dan akan kembali setelah Anda sudah menyelesaikan pekerjaan yang tadi Anda kerjakan.
- Mendengarkan musik memudahkan Anda untuk fokus, tapi ingat musik dengan preferensi pribadi Anda sebaiknya hanya didengarkan oleh telinga Anda sendiri. Tidak semua preferensi musik Anda selaras dengan orang-orang yang bekerja di sekeliling Anda.
- Ketika Anda berada di luar meja Anda, matikan alarm ataupun notifikasi atau menyalakan mode silent (hening) pada smartphone-Anda agar tidak mengganggu orang yang bekerja di sekeliling meja kerja Anda.
- Ikuti petunjuk dan peraturan bekerja di perusahaan Anda. Setiap tempat kerja mempunyai nilai budaya bekerja yang berbeda. Nilai dan budaya mereka masing-masing membentuk petunjuk dan peraturan yang mengatur karyawan masing-masing. Contohnya, jika Anda bekerja di suatu perusahaan (tentunya sudah resmi dengan menandatangani kontrak bekerja), Anda dianggap menyetujui petunjuk dan peraturan bekerja, juga menyesuaikan diri sesuai dengan nilai dan budaya perusahaan yang berlaku.
Etika berkomunikasi itu sangat sederhana untuk dimengerti. Intinya, berkomunikasi sesuai dengan suatu peraturan yang melekat di lingkungan profesi Anda agar menjaga hubungan antarkaryawan dan tentunya membangun kerja sama melalui untaian kalimat yang mencerminkan diri Anda sebagai seorang profesional.